Wie Sie Ihr Foto-Shooting richtig planen

1. Anforderungen vor der Suche klären

Sich über die eigenen Anforderungen klar werden

Bevor Sie einen Fotografen auswählen, sollten Sie zuerst klären, welche Bilder Sie überhaupt benötigen. Denn ohne klare Anforderungen entstehen am Ende oft „schöne Fotos“, die jedoch nicht die gewünschte Wirkung erzielen.

Verschaffen Sie sich dazu einen Überblick über die wichtigsten Aspekte Ihres Fotoshootings:

• Nutzung: Wo werden die Bilder eingesetzt (Website, Social Media, PR, Print)?
• Stil: Welche Wirkung sollen die Bilder haben (formal, nahbar, modern, reduziert)?
• Location: Studio, Büro, Outdoor oder eine Kombination?
• Mimik: Ernst, freundlich, offen oder zurückhaltend?
• Posing: Klassisch, locker, in Bewegung oder mit Interaktion?
• Kleidung: Formal, Business Casual oder bewusst leger?
• Utensilien: Laptop, Notizbuch, Werkzeuge oder bewusst minimalistisch?

Wenn Sie gerade eine neue Website planen, beziehen Sie Ihren Webdesigner frühzeitig mit ein. Fotograf und Webdesigner, die nicht miteinander abgestimmt sind, arbeiten häufig aneinander vorbei – und die Bilder passen später nicht optimal ins Layout.

Abbildung 1: Anforderungen Business-Fotografie

Visuelle Wirkung definieren

Auf Basis dieser Punkte können Sie ein kleines Moodboard mit Beispielbildern erstellen. So entsteht eine klare visuelle Richtung, die Sie später gezielt mit Ihrem Fotografen besprechen können.

Ein einfacher Trick: Nutzen Sie Screenshots von Stockfotos und testen Sie diese probeweise in Ihrem Website-Layout (z. B. in PowerPoint). So sehen Sie schnell, welche Bildtypen wirklich funktionieren – und welche nicht.

Foto-Shooting-Vorlage

Damit Sie Ihre Anforderungen strukturiert festhalten können, habe ich eine kompakte Foto-Shooting-Vorlage erstellt. Sie führt Sie Schritt für Schritt durch alle wichtigen Punkte – von Einsatzbereichen über Stil bis hin zu konkreten Motiven.

Sie können sich die Vorlage hier kostenlos sichern und direkt für Ihr nächstes Shooting nutzen:

2. Den richtigen Fotografen finden

Viele Fotografen sind Allrounder: Hochzeiten, Babys, Business. Für „normales" Business mag das noch funktionieren, aber bei Website-Fotografie knirscht es oft. Dann hört man häufig: „Na, dann baut man die Website eben um die Bilder herum." Nein, Freunde, so funktioniert das nicht.

Business ist nicht gleich Business: Typische Corporate-Fotografie richtet sich an Konzerne, Jahresberichte oder Pressefotos. Der Stil ist distanziert, repräsentativ, oft kühl – für Berater, Coaches oder Dienstleister die falsche Wahl. Damit wirken Sie unnahbar statt einladend und sympathisch.

Gehen Sie gezielt vor: Suchen Sie z. B. nach „Business Fotograf + Stadt", „Business Portrait + Stadt" oder „Personal Branding Fotografie". Prüfen Sie, ob die Fotografen tatsächlich Business-Fotografie für Websites im Fokus haben.

Tipp: Schauen Sie sich Websites aus Ihrer Region an, deren Bilderwelt Ihnen gefällt – auch aus anderen Branchen. Wer hat die Fotos gemacht? Schauen Sie ins Impressum und prüfen Sie das Portfolio des Fotografen. Das sagt oft mehr als jede Empfehlung.

Abbildung 2: Fotograf finden – Geheimtipp

3. Portfolio und Stil kritisch prüfen

Schauen Sie sich das Portfolio des Fotografen genau an. Gefällt Ihnen der Stil – oder langweilt er? Achten Sie auf Posing, Mimik, Hintergründe: Wirken die Menschen lebendig oder eher steif?

Wichtig: Gibt es mehrere starke Bilder pro Person oder Projekt, oder nur einzelne Glückstreffer? Das zeigt, ob der Fotograf zuverlässig gute Ergebnisse liefert und Erfahrung mit Einzelpersonen und KMU hat.

Tipp: Achten Sie auf Natürlichkeit. Im Studio ist das oft nur bedingt möglich – gerade wenn Sie konkrete Arbeitssituationen oder Ihr Office zeigen wollen. Natürlichkeit lässt sich selten im Studio erzeugen.

4. Arbeitsweise und Chemie testen

Vereinbaren Sie ein kurzes Vorgespräch – per Telefon oder Zoom. Achten Sie darauf, ob der Fotograf von sich aus auf wichtige Punkte eingeht:

• Klärt er den gewünschten Einsatz und Ihre Zielsetzung?
• Stellt er Fragen zu Zielgruppe und Positionierung?
• Bespricht er Location, spezielle Wünsche oder mögliche Szenarien?
• Möchte er sich vor Ort alles vor dem Shooting und vor der Angebotsabgabe anschauen?
• Erklärt er Ablauf, Vorbereitung und Outfit-Tipps?
• Erläutert er Retusche und den Bildauswahlprozess?
• Geht er konkret auf Nutzungsrechte ein?

Achten Sie auch auf Ihr Bauchgefühl: Gibt es No-Gos? Fühlen Sie sich verstanden und gut aufgehoben? Wenn Sie bereits beim Vorgespräch ein ungutes Gefühl haben, suchen Sie besser weiter. Andernfalls rächt es sich.

Abbildung 3: Fotograf Klärungen

5. Location, Requisiten und Kleidung sorgfältig planen

Location-Besichtigungen kosten Zeit – deshalb werden sie oft übersprungen. Nicht jede Umgebung eignet sich für Business-Fotografie. Ungeeignete Räumlichkeiten, Gegenlicht durch Fenster, unruhige Hintergründe – das lässt sich oft nicht retten. Auch nicht von einem erfahrenen Fotografen. Planen Sie in solchen Fällen Alternativen: draußen, in einem Café (bei Einzelpersonen) oder ein geeignetes Büro, das Sie stundenweise mieten können.

Selbst mit Besichtigung bleibt ein Risiko: Viele Fotografen bringen keine Tageslicht-Lampen mit, weil der Auf- und Abbau Zeit kostet. Das rächt sich am Shooting, wenn Personen nicht optimal ausgeleuchtet sind. Klären Sie deshalb vorab mit Ihrem Fotografen, ob Ihre Lichtverhältnisse für die Portrait-Fotografie wirklich optimal sind. Tageslichtlampen und/oder Beauty Dishes bringen hier Abhilfe. Blitzlichter alleine erzeugen keine natürlich wirkenden Portraits.

Klären Sie weiterhin:

• Welche Motive sollen konkret entstehen?
• In welchen Outfits – und wie viele Looks sind geplant?
• Mit welchen Requisiten oder Arbeitsutensilien?
• Was soll auf den Bildern passieren – Gespräch, Arbeit am Laptop, Präsentation?

Wer das nicht vorher festlegt, improvisiert am Drehtag. Und Improvisation liefert selten die Bilder, die Ihre Website wirklich braucht.

Abbildung 4: Business-Fotografie No-Gos

6. Shooting selbst – Ablauf am Drehtag

Am Drehtag zählen Ruhe, Struktur und gute Vorbereitung. Sorgen Sie dafür, dass Sie entspannt starten können: genug Zeitpuffer einplanen, Outfits bereitlegen, Requisiten griffbereit haben – und briefen Sie auch Ihre Mitarbeiter entsprechend.

Tipps für einen reibungslosen Ablauf:

• Einstieg: Kurzes Briefing mit dem Fotografen – noch einmal Ziele, gewünschte Motive und Blickwinkel durchsprechen.
• Posing & Mimik: Lassen Sie sich führen. Ein guter Fotograf zeigt, wie Sie stehen, sitzen oder Gesten einsetzen, damit alles authentisch wirkt.
• Abwechslung: Nutzen Sie unterschiedliche Orte am Platz, Perspektiven und Lichtstimmungen – auch kleine Änderungen im Hintergrund oder beim Outfit machen einen großen Unterschied.
• Bildauswahl: Machen Sie zwischendurch Testaufnahmen. So sehen Sie sofort, ob die Bilder die gewünschte Wirkung haben.
• Pausen: Gerade bei längeren Shootings wichtig, um entspannt zu bleiben und natürliche Mimik zu behalten. Sorgen Sie für kleine Pausen mit Getränken und Snacks, damit Energie und gute Laune erhalten bleiben.
• Dokumentation: Fotografen notieren oft, welche Einstellungen und Motive besonders gut funktionieren. So können später ähnliche Bilder reproduziert werden.

Ein Shooting, das gut vorbereitet ist, macht sich bezahlt.

Abbildung 5: Business-Fotografie Fotoshooting

7. Angebot und Rechte genau prüfen

Lassen Sie sich ein schriftliches Angebot mit klarer Leistungsbeschreibung geben. Wichtige Punkte sind dabei: Shooting-Dauer, Anzahl finaler Bilder, Retusche, Anfahrt und die Option auf zusätzliche Motive.

Fragen Sie unbedingt nach den Nutzungsrechten: Für welche Kanäle sind die Bilder freigegeben – Website, Social Media, Anzeigen, Print? Und für wie lange? Unklare Lizenzen sind ein häufiger Stolperstein, der später teuer werden kann.

Achten Sie auch auf Einwilligungen zur Bildnutzung – insbesondere für Mitarbeiter, die abgebildet werden. Wer das Unternehmen verlässt oder es anderweitig Ärger gibt, kann Ihnen sonst verweigern, Bilder, auf denen er zu sehen ist, weiter zu nutzen.

8. Praktische Tipps für Website-Fotos

Beim Einsatz von Fotos auf Ihrer Website gibt es ein paar Punkte, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.

Das wichtigste Bild ist das Hero-Bild ganz oben auf der Seite – weil dieses Bild das erste ist, was Besucher neben der Headline und dem ersten Text sehen. Achten Sie dabei auf die Blickrichtung der abgebildeten Person: Sie sollte zur Headline führen, nicht davon weg. Planen Sie ausreichend Freiraum („White Space") ein, damit die Texte überhaupt wirken können.

Darüber hinaus gilt: Authentizität schlägt Perfektion. Zeigen Sie Menschen in echten Situationen, nicht in steril arrangierten Posen und mit Cheese-Lächeln. Sorgen Sie auch von Anfang an für eine konsistente Bildsprache – also einheitlichen Stil und Farbwelt – damit Ihre Website auch dann stimmig wirkt, wenn Bilder aus unterschiedlichen Quellen stammen. Gerade die Konsistenz ist in der Praxis oft schwierig umzusetzen – zahlt sich aber 100 % aus.

Konkrete Beispiele finden Sie im Artikel „Bilder auf Berater-Websites – was wirklich funktioniert".

9. Häufige Fragen

Warum funktionieren so viele Business-Fotos auf Websites nicht?

Das Problem liegt selten an der Kamera – sondern am Konzept. Die meisten Businessfotos, die man bekommt, funktionieren schlicht nicht für Websites. Zu gestellte Aufnahmen, kein Freiraum für Text, falsche Blickrichtungen, langweilige unruhige Hintergründe – die Liste ist lang.

Dazu kommt: Viele Fotografen kennen die speziellen Anforderungen der Website-Fotografie nicht – Hero-Format, Blickführung, konsistente Bildsprache.

Das Ergebnis: Bilder, die zwar technisch in Ordnung sein mögen, in der Praxis aber weitgehend unbrauchbar sind.

Woran erkenne ich, ob ein Fotograf für Website-Fotografie geeignet ist?

Am deutlichsten zeigt es sich an Top-Personenfotos auf anderen Websites.

Schauen Sie sich das Portfolio genau an: Sind dort Einzelpersonen und Teams in echten Situationen zu sehen – nicht nur Hochzeiten, Babybäuche oder Konzernbilder?

Achten Sie außerdem auf das Vorgespräch: Spricht der Fotograf von sich aus über Blickführung, Freiraum für Text und den konkreten Einsatz der Bilder auf der Website?

Wer diese Punkte nicht kennt, hat vermutlich zu wenig Erfahrung mit Website-Fotografie für Berater, Coaches und Dienstleister – und liefert wahrscheinlich Fotos, die auf Ihrer Website nicht wirken.

Wie finde ich einen Fotografen, der wirklich zu mir und meiner Zielgruppe passt?

Der direkteste Weg: Schauen Sie sich Websites in Ihrer Region an, die optisch überzeugen – auch aus anderen Branchen. Gefallen Ihnen die Fotos und passen sie zu Ihrem gewünschten Stil, werfen Sie einen Blick ins Impressum: Wer hat die Bilder gemacht?

Ergänzend helfen gezielte Suchanfragen wie „Business Portrait + Stadt" oder „Personal Branding Fotografie + Region".

Wie bereite ich ein Shooting richtig vor?

Die Vorbereitung entscheidet oft mehr über das Ergebnis als das Shooting selbst. Dazu gehören:

• Eine klare Motivliste mit konkreten Situationen, die Sie zeigen möchten.
• Geplante Outfits und Requisiten, passend zu Ihrer Botschaft und dem Stil der Website.
• Eine vorab geprüfte Location, inklusive Lichtcheck zur geplanten Tageszeit.
• Ein abgestimmter Ablauf für den Drehtag, damit alles reibungslos läuft.

Wer das nicht vorbereitet, improvisiert – und Improvisation liefert selten die Bilder, die Ihre Website wirklich braucht.

Was muss ich bei Nutzungsrechten und Einwilligungen zur Bildnutzung beachten?

Klären Sie die Nutzungsrechte unbedingt schriftlich, noch bevor Sie den Fotografen beauftragen:

• Für welche Kanäle dürfen die Bilder verwendet werden – Website, Social Media, Anzeigen, Print?
• Gibt es zeitliche oder räumliche Einschränkungen?

Unklare Lizenzen sind einer der häufigsten und teuersten Stolpersteine.

Zusätzlich benötigen Sie Einwilligungen zur Bildnutzung für alle abgebildeten Personen – auch für Mitarbeiter. Wer das Unternehmen verlässt oder es anderweitig Ärger gibt, kann Ihnen sonst verweigern, Bilder, auf denen er zu sehen ist, weiter zu nutzen.